Cómo implementamos una automatización, fase por fase
Cinco fases, en este orden y sin saltarse ninguna. El orden no es una formalidad: cada fase produce el material con el que se decide si la siguiente tiene sentido, y cualquiera de ellas puede terminar el proyecto sin que eso sea un fracaso.
Los plazos que siguen son de proyectos con alcance acotado; el diagnóstico ajusta el rango para su caso.
1. Diagnóstico
Se mide el proceso con datos reales de cómo funciona hoy. Es la única fase que puede terminar con la recomendación de no automatizar nada.
Duración típica 1 a 2 semanas
Qué entregamos
- Mapa del proceso como ocurre hoy, levantado sobre quince o veinte casos reales del último mes, con marcas de tiempo.
- Inventario de sistemas: qué información existe, dónde nace y qué expone cada herramienta para integrarse.
- Lista de puntos de pérdida ordenada por costo, con el criterio de cálculo a la vista para que pueda discutirlo.
- Recomendación de por dónde empezar, con lo que queda deliberadamente fuera del primer alcance y por qué.
Qué necesitamos de su equipo
- Acceso de lectura a los sistemas involucrados, o exportaciones si el acceso directo no es viable.
- Dos o tres horas de la persona que opera el proceso todos los días. No de quien lo dirige: de quien lo ejecuta.
Se pasa a la fase siguiente cuando: Hay un punto de pérdida medido y con dueño. Si no aparece, se cierra aquí.
2. Diseño
Se escriben las reglas antes que el código. La mayor parte del trabajo es lograr que su equipo acuerde cómo debe funcionar el proceso, que casi nunca es evidente.
Duración típica 1 a 2 semanas
Qué entregamos
- Flujo objetivo con las reglas explícitas: quién atiende qué, con qué prioridad y en qué plazo.
- Catálogo de excepciones: lo que NO se automatiza y seguirá siendo decisión de una persona, declarado por escrito.
- Criterios de aceptación del piloto: qué números tienen que darse para considerar que la automatización acierta.
Qué necesitamos de su equipo
- Una persona con autoridad para decidir cuando dos áreas no coinciden. Es el requisito que más proyectos atrasa.
- Las políticas reales que aplican al proceso: descuentos, plazos, garantías, escalamientos.
Se pasa a la fase siguiente cuando: El flujo está firmado por las áreas que lo van a usar y los criterios de aceptación están escritos y son medibles.
3. Construcción
Se implementa sobre las herramientas que su equipo ya usa, con entregas cada dos semanas sobre un ambiente al que usted accede desde el primer día.
Duración típica 2 a 6 semanas
Qué entregamos
- La automatización funcionando en un ambiente de pruebas, con acceso para su equipo desde la primera entrega.
- Integraciones con operaciones repetibles: reenviar el mismo registro no genera duplicados.
- Cola de errores visible con el motivo del fallo y reproceso manual, para que nada se pierda en silencio.
Qué necesitamos de su equipo
- Credenciales y permisos de los sistemas a integrar. Cuando dependen de un proveedor externo, el contacto y la gestión de su lado.
- Un interlocutor técnico o funcional disponible para resolver dudas dentro de la misma semana.
Se pasa a la fase siguiente cuando: La automatización pasa los criterios de aceptación sobre datos de prueba y el equipo sabe operarla.
4. Piloto supervisado
Opera en producción con revisión humana de cada caso. Ninguna automatización decide sin supervisión hasta demostrar que acierta, y aquí se demuestra.
Duración típica 2 a 4 semanas
Qué entregamos
- Operación en paralelo al método actual sobre una parte del volumen, con el método anterior disponible.
- Comparación entre lo que decidió el sistema y lo que habría decidido su equipo, revisada caso por caso.
- Informe de aciertos y desviaciones contra los criterios firmados en el diseño.
Qué necesitamos de su equipo
- Una persona de su equipo revisando la cola del piloto a diario. Es la fase que más tiempo suyo consume y no se puede saltar.
- Decisión formal de liberar o de seguir supervisando, por tipo de caso.
Se pasa a la fase siguiente cuando: El contraste con el método anterior es aceptable. Se libera por tipo de caso, nunca de golpe.
5. Operación
Se apaga el método anterior y el conocimiento queda en su empresa: el objetivo es que pueda seguir sin nosotros o cambiar de proveedor sin rehacer nada.
Duración típica Entrega en 1 semana, acompañamiento el primer mes
Qué entregamos
- Documentación técnica, manual de operación y registro de las decisiones tomadas con sus motivos.
- Panel para que su equipo ajuste reglas, plazos y responsables sin depender de nosotros.
- Monitoreo con alertas y un runbook: qué significa cada aviso, cómo reprocesar y a quién escalar.
Qué necesitamos de su equipo
- Definir quién queda como responsable del sistema dentro de su empresa. Sin dueño interno, cualquier automatización se degrada.
- Una revisión de métricas al mes durante el primer trimestre.
Se pasa a la fase siguiente cuando: Su equipo opera y modifica el sistema sin intervención nuestra. El mantenimiento posterior es opcional.
Por qué se atasca un proyecto de automatización
Ninguno es técnico. Anticiparlos cuesta una conversación; resolverlos a mitad del proyecto cuesta semanas.
- No hay quien decida
- Cuando dos áreas discrepan y nadie tiene autoridad para zanjarlo, el diseño se estira indefinidamente. Es la causa número uno de proyectos que no terminan, y su origen es organizativo.
- El proveedor del sistema no responde
- Buena parte de la viabilidad se decide en si el proveedor de su ERP habilita el acceso y en qué plazo. Por eso ese contacto se inicia en el diagnóstico, antes de comprometer una fecha.
- Nadie revisa el piloto
- Si la cola del piloto no se revisa a diario, se libera algo que nadie contrastó. Preferimos alargar el piloto antes que soltar un sistema sin evidencia.
- Se quiere ordenar todo a la vez
- Los proyectos que funcionan empiezan por un flujo con un dueño claro. Los que se atascan empiezan por querer resolver la operación entera en una sola pasada.
Empecemos por el diagnóstico
Es la fase que decide si hay algo que automatizar y por dónde. Traiga un proceso concreto en mente.
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